Sala Sotiel-Coronada, manual del administrador

Manual del administrador de la sala de videoconferencia Sotiel-Coronada donde se recoge el arranque de la sala, las características de esta y las formas de proceder con una videoconferencia y una retransmisión en directo.

Características de la sala La sala de videoconferencias Sotiel-Coronada está compuesta por el siguiente hardware:

  • Tres televisores LG y un monitor encastrado en la mesa. La configuración de estos dispositivos es la siguiente, de forma que los monitores 2 - 4 y 1 - 3 se encuentran espejados entre sí.
  • Pizarra digital eBeam integrada en el televisor 1.
  • Dos dispositivos de entrada/salida de sonido ClearOne Chat 160 configurados como predeterminados.
  • Capturadora de vídeo DataPath accesible desde la caja de conexiones integrada en la mesa.
  • Tarjeta Wi-Fi ASUS para dotar a la sala de tecnología Miracast (Android/Windows) y AirPlay (Apple).
  • PC Lenovo.
  • Dos altavoces secundarios GENELEC.
  • Teclado y ratón inalámbricos Logitech.

El software instalado es el siguiente:

  • UScreenCapture (x64).
  • Visor de Microsoft PowerPoint.
  • Intel(R) Management Engine Components.
  • Microsoft Visual C++ 2010 x64 Redistributable.
  • LibreOffice.
  • Intel® Security Assist.
  • Intel(R) PROSet/Wireless Software for Bluetooth(R) Technology.
  • Microsoft Visual C++ 2010 x86 Redistributable.
  • Microsoft Visual C++ 2013 x86 Minimum Runtime.
  • Microsoft Visual C++ 2013 x86 Additional Runtime
  • Intel(R) Update Manager.
  • Intel(R) Management Engine Components.
  • Intel(R) Rapid Storage Technology.
  • Microsoft Visual C++ 2015 x86 Minimum Runtime.
  • Microsoft Visual C++ 2013 x64 Additional Runtime.
  • Microsoft Visual C++ 2008 Redistributable.
  • Adobe Refresh Manager.
  • Adobe Acrobat Reader DC - Español.
  • Microsoft Visual C++ 2008 Redistributable - x86.
  • Microsoft Visual C++ 2013 x64 Minimum Runtime.
  • Skype 7.25.
  • UScreenCapture (x86).
  • Microsoft Visual C++ 2005 Redistributable (x64).
  • Microsoft Visual C++ 2008 Redistributable - x64.
  • Asmedia ASM104x USB 3.0 Host Controller Driver.
  • Polycom RealPresence Desktop.
  • Google Update Helper.
  • Microsoft Office Word Viewer 2003.
  • Intel® Trusted Connect Service Client.
  • Microsoft Visual C++ 2005 Redistributable
  • AirServer Universal (x64).
  • Microsoft Visual C++ 2008 Redistributable - x86.
  • Oracle VM VirtualBox.
  • Microsoft Visual C++ 2015 x86 Additional Runtime.
  • Microsoft Visual C++ 2008 Redistributable - x86.
  • PTZ Controller V3.3.
  • Intel(R) ME UninstallLegacy.
  • Intel(R) Management Engine Components.
  • Intel(R) Chipset Device Software.
  • My Project Name-5.

Arranque de la sala

Para arrancar la sala de videoconferencia Sotiel-Coronada se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Encender los televisores.
  2. Encender el PC.
  3. Encender el dispositivo eBeam (en el caso que se vaya a utilizar la pizarra digital).
  4. Encender ratón y teclado.
  5. Una vez arrancado Windows, el PIN de acceso es 0000.

Pasos a seguir para realizar una videoconferencia

En esta sección se va a detallar la forma de proceder con las distintas herramientas de videoconferencias teniendo en cuenta el hardware de la sala.

Adobe Connect

Adobe Connect es un software utilizado para crear información y presentaciones, materiales de capacitación en línea, conferencias web, módulos de aprendizaje y el uso compartido de escritorio del usuario. Los pasos a seguir para realizar una videoconferencia a través de esta herramienta son:

  • Ítem de lista desordenada Acceder a través de un navegador con soporte Flash a uhu.adobeconnect.com.
  • Introducir las credenciales de usuario y hacer clic en Iniciar sesión.
  • Una vez dentro del portal, en el bloque Mis Reuniones seleccionar la reunión deseada y hacer clic en Abrir.
  • Una vez abierta la meeting room, activamos microfonía, cámara y compartimos la pantalla / documentos.
  • Utilización del hardware y software de la sala Sotiel-Coronada en Adobe Connect.
    Como hemos visto en el anterior apartado, la sala Sotiel-Coronada está equipada con un software y hardware que resulta totalmente funcional con la herramienta Adobe Connect. A continuación se detallarán los distintos elementos hardware y software de la sala y algunas posibilidades de uso con este software.
    • Uso de la capturadora
      Para habilitar la capturadora posibilitando al anfitrión de la sesión compartir la documentación que desee desde su propio equipo deben seguirse los siguientes pasos:
      • Conectar la salida de vídeo del equipo portátil del anfitrión de la reunión con el conector VGA que está integrado en la mesa.
      • Abrir en el PC Sotiel-Coronada la aplicación Ventana Visión.
      • Mover la nueva ventana abierta al monitor de la derecha y hacer clic en maximizar.
      • En Adobe Connect hacemos clic en Compartir mi pantalla y seleccionamos Segundo monitor (monitor de la derecha).
      • Uso de Miracast/AirPlay
        Para habilitar Miracast/AirPlay posibilitando al anfitrión de la sesión compartir la documentación que desee desde su propio equipo deben seguirse los siguientes pasos:
  • Activar AirServer en el equipo local Sotiel-Coronada.

    Para el correcto funcionamiento de Miracast es necesario la utilización de un equipo que tenga instalado de fábrica Windows 8 o superior o Android 4.2 o superior.

  • En el equipo portátil del anfitrión pulsar la tecla F8 y seleccionar Conectarse a una proyección inalámbrica.
  • Seleccionar el equipo al que queremos conectarnos.
  • Mover la pantalla de AirServer al monitor de la derecha y en Adobe Connect hacemos clic en Compartir mi pantalla y seleccionamos Segundo monitor (monitor de la derecha).
  • Uso de la pizarra digital
    Para habilitar el uso de la pizarra digital posibilitando al anfitrión de la sesión interactuar con la documentación compartida deben seguirse los siguientes pasos:
    • Opción 1. Interacción sobre documento compartido.
      • Abrir el documento que se desea compartir.
      • Una vez abierto, hacer clic en Dibujar
      • En el menú que se abre en la izquierda de la App, seleccionamos la herramienta que deseemos y pintamos sobre la presentación (desde el monitor 1).
    • Opción 2. Interacción sobre escritorio compartido.
      • Compartir el segundo monitor a través de la App de Adobe Connect.
      • Una vez encendida la pizarra eBeam y activado el lápiz se podrá comenzar con la interacción con el documento.
  • Uso de OBS y las escenas programadas. Una opción alternativa de uso de Adobe Connect es utilizar la herramienta OBS y las escenas programadas de este software. Para utilizar este software deben seguirse la siguiente pauta:
    • Abrir el software OBS.
    • Hacer clic en Iniciar Previsualización.
    • Sobre la imagen previsualizada hacemos clic con el botón derecho del ratón y seleccionamos Preview pantalla completa.
    • En Adobe Connect compartimos el primer monitor.
    • En el monitor de la derecha abrimos desde Windows el documento / aplicación que deseemos compartir.
    • Pulsamos las teclas [F1-F6] hasta que encontremos la escena de OBS que deseemos.

Skype

Skype es un software que permite comunicaciones de texto, voz y vídeo sobre Internet (VoIP). Los pasos a seguir para realizar una videoconferencia a través de esta herramienta son:

  • Seleccionar la aplicación Skype localizada en el escritorio principal y hacer un doble clic sobre ella.
  • Iniciar sesión con las credenciales de usuario.
  • Realizar / recibir la llamada. Utilización del hardware y software de la sala Sotiel-Coronada en Skype.
    El hardware y software de la sala Sotiel-Coronada es totalmente funcional con la herramienta Skype. A continuación se detallarán los distintos elementos hardware y software de la sala y algunas posibilidades de uso con este software.
    • Uso de la capturadora.
      Para habilitar la capturadora posibilitando al anfitrión de la sesión compartir la documentación que desee desde su propio equipo deben seguirse los siguientes pasos:
      Conectar la salida de vídeo del equipo portátil del anfitrión de la reunión con el conector VGA que está integrado en la mesa.
      Abrir en el PC Sotiel-Coronada la aplicación Ventana Visión.
      Mover la nueva ventana abierta al monitor de la derecha y hacer clic en maximizar.
      En Skype hacemos clic en Compartir mi pantalla y seleccionamos el monitor que deseemos.
  • Uso de Miracast/AirPlay

    Para el correcto funcionamiento de Miracast es necesario la utilización de un equipo que tenga instalado de fábrica Windows 8 o superior o Android 4.2 o superior

  • Para habilitar Miracast/AirPlay posibilitando al anfitrión de la sesión compartir la documentación que desee desde su propio equipo deben seguirse los siguientes pasos:
    • Activar AirServer en el equipo local Sotiel-Coronada.
    • En el equipo portátil del anfitrión pulsar la tecla F8 y seleccionar Conectarse a una proyección inalámbrica.
    • Seleccionar el equipo al que queremos conectarnos.
    • Mover la pantalla de AirServer al monitor de la derecha y en Skype hacemos clic en (+), Compartir pantallas y seleccionamos el monitor deseado.
  • Uso de la pizarra digital.

Para habilitar el uso de la pizarra digital posibilitando al anfitrión de la sesión interactuar con la documentación compartida deben seguirse los siguientes pasos:

  1. Compartir el segundo monitor a través de la App de Skype.
  2. Una vez encendida la pizarra eBeam y activado el lápiz se podrá comenzar con la interacción con el documento.
    • Uso de OBS y las escenas programadas
      Una opción alternativa de uso de Skype es utilizar la herramienta OBS y las escenas programadas de este software. Para utilizar este software deben seguirse la siguiente pauta:
      • Abrir el software OBS.
      • Hacer clic en Iniciar Previsualización.
      • Sobre la imagen previsualizada hacemos clic con el botón derecho del ratón y seleccionamos Preview pantalla completa.
      • En Skype compartimos el monitor de la izquierda.
      • En el monitor de la derecha abrimos desde Windows el documento / aplicación que deseemos compartir.
      • Pulsamos las teclas [F1-F6] hasta que encontremos la escena de OBS que deseemos.

Hangouts

Hangouts permite mantener conversaciones entre dos o más usuarios, así como, al igual que en los Google+ Hangouts, es posible realizar videollamadas con hasta 15 personas en web y 10 personas desde un smartphone. Las conversaciones realizadas se archivan en la nube permitiendo con esto sincronizarlas entre diferentes dispositivos. Durante las conversaciones se pueden enviar caracteres emoji y compartir fotografías, imágenes gif, la ubicación las cuales son almacenadas automáticamente en un álbum privado del servicio de Fotos en el perfil de Google+ de cada usuario. Los pasos a seguir para realizar una videoconferencia a través de esta herramienta son:

  • Seleccionar la aplicación Hangouts localizada en el escritorio principal y hacer un doble clic sobre ella.
  • Iniciar sesión.
  • Seleccionar el usuario sobre el cual se desea realizar una videollamada y realizamos la llamada.

Utilización del hardware y software de la sala Sotiel-Coronada en Hangouts
El hardware y software de la sala Sotiel-Coronada es totalmente funcional con la herramienta Hangouts. A continuación se detallarán los distintos elementos hardware y software de la sala y algunas posibilidades de uso con este software.

  • Uso de la capturadora
    Para habilitar la capturadora posibilitando al anfitrión de la sesión compartir la documentación que desee desde su propio equipo deben seguirse los siguientes pasos:
    • Conectar la salida de vídeo del equipo portátil del anfitrión de la reunión con el conector VGA que está integrado en la mesa.
    • Abrir en el PC Sotiel-Coronada la aplicación Ventana Visión.
    • Mover la nueva ventana abierta al monitor de la derecha y hacer clic en maximizar.
    • En Hangouts hacemos clic en icono localizado en la margen superior derecha (tres puntos verticales), seleccionamos Compartir pantalla y seleccionamos el monitor que deseemos.

Uso de Miracast/AirPlay

Para el correcto funcionamiento de Miracast es necesario la utilización de un equipo que tenga instalado de fábrica Windows 8 o superior o Android 4.2 o superior.

  • Activar AirServer en el equipo local Sotiel-Coronada.
  • En el equipo portátil del anfitrión pulsar la tecla F8 y seleccionar Conectarse a una proyección inalámbrica.
  • Seleccionar el equipo al que queremos conectarnos.
  • Mover la pantalla de AirServer al monitor de la derecha y en Hangouts compartimos el monitor.

Uso de la pizarra digital
Para habilitar el uso de la pizarra digital posibilitando al anfitrión de la sesión interactuar con la documentación compartida deben seguirse los siguientes pasos:

  1. Compartir el segundo monitor a través de la App de Hangouts.
  2. Una vez encendida la pizarra eBeam y activado el lápiz se podrá comenzar con la interacción con el documento.

Uso de OBS y las escenas programadas
Una opción alternativa de uso de Hangouts es utilizar la herramienta OBS y las escenas programadas de este software. Para utilizar este software deben seguirse la siguiente pauta:

  • Abrir el software OBS.
  • Hacer clic en Iniciar Previsualización.
  • Sobre la imagen previsualizada hacemos clic con el botón derecho del ratón y seleccionamos Preview pantalla completa.
  • En Hangouts compartimos el monitor de la izquierda.
  • En el monitor de la derecha abrimos desde Windows el documento / aplicación que deseemos compartir.
  • Pulsamos las teclas [F1-F6] hasta que encontremos la escena de OBS que deseemos.

Pasos a seguir para realizar una emisión de una clase

¿Qué diferencias hay entre una videoconferencia y una emisión?
La principal diferencia entre una videoconferencia y una emisión en directo versa sobre el grado de interactividad entre usuarios. Una videoconferencia se entiende como un medio a través del cual cualquier participante de la sesión puede compartir vídeo y sonido durante cualquier instante de la misma. Por otro lado, una emisión consta de un único actor, fuente de imagen y sonido, y una serie de participantes con escaso poder de interactividad.
Pasos a seguir para realizar una emisión a través de YouTube.
Para realizar una emisión a través de YouTube se deben realizar los siguientes pasos:

  • Introducimos usuario y contraseña y pulsamos sobre login en Youtube.
  • Hacemos clic sobre nuestro icono de usuario y seleccionamos Creator Studio.
  • Seleccionamos Emisión en directo > Eventos > Nuevo evento en directo.
  • Rellenamos la información básica del evento y hacemos clic en Crear evento.

    Es aconsejable configurar los eventos como Privado e invitar a posteriori a los usuarios que se deseen.

  • En el siguiente paso seleccionamos Ingestión básica 1500 kbps – 4000 kbps (720p) y anotamos la información de los campos Nombre de la emisión y URL del servidor secundario.
  • Abrimos el software OBS.
  • Hacemos clic en Configuración > Configuración y seleccionamos Configuración de la transmisión.
  • En FMS URL copiamos la URL del servidor secundario proporcianada por YouTube y en Stream Key el Nombre de la emisión y aplicamos cambios.
  • Hacemos clic en Iniciar transmisión.
  • En Youtube hacemos clic en Emisión en directo > Eventos.
  • Seleccionamos el evento sobre el cual vamos a realizar el directo y hacemos clic en Sala de control en directo.
  • Hacemos clic en Vista previa.
  • A continuación hacemos clic en Iniciar emisión y comenzará la retransmisión en directo.
  • En el momento que se acabe el evento, hacemos clic en Detener emisión.
  • Como el evento que se aconseja es privado, a la hora de configurar el evento se han de añadir los usuarios que podrán acceder al mismo haciendo clic en compartir e introduciendo los correos electrónicos de estos. En el momento que comience la emisión al usuario le llegará un correo electrónico para que se conecte a la sala.

Pasos a seguir para realizar una videoconferencia por Vimeo
Vimeo tiene dos tipos de usuarios. Centrándonos en el gratuito, estas cuentas tienen un límite de 500MB por vídeos estándar y la posibilidad de subir sólo un vídeo de alta definición a la semana. Si subimos algún vídeo más en HD esa misma semana, automáticamente se reconvertirán en un vídeo estándar con menos resolución así como un límite de 10 vídeos en calidad estándar al día. Es más, incluso si tenemos una cuenta de pago, la cuenta de Vimeo Pro cuenta con un límite de 50GB por año con un tamaño máximo de 5GB por vídeo.