Matrículas

• ¿Se puede matricular a usuarios externos a la UHU?
• ¿Un profesor puede dar de alta a alumno en su aula virtual?
• ¿Puedo dar de alta a un estudiante que no está matriculado en mi asignatura?
• ¿Cómo incluyo a un profesor en mi aula virtual?
• ¿Puedo asignar rol de alumno a un estudiante que no está matriculado en mi asignatura?
• ¿Cómo habilitar la automatriculación en una asignatura? (Espacios Virtuales)
• ¿Cómo se da acceso a un docente externo en Moodle?
• Activación del módulo: Invitación a un Aula/Espacio Virtual
• Cómo invitar usuarios

¿Se puede matricular a usuarios externos a la UHU?

Sí, se puede matricular estudiantes y profesores externos a la UHU en las Aulas Virtuales de asignaturas oficiales de la Universidad de Huelva (ej. grados y másteres interuniversitarios, títulos propios,…). Para ello debe completar un formulario con los datos y siguiendo unos parámetros como se detalla a continuación:

Debe enviar un fichero por rol que necesite dar acceso a la plataforma. Es decir, si fueran alumnos y profesores, deberá enviar un fichero para el alumnado y otro fichero para los docentes.

Rellenar datos de los usuarios

Para facilitar la introducción correcta de los datos de los nuevos usuarios se proporciona una hoja de cálculo. En dicha hoja hay que rellenar las pestañas:

En los apartados siguientes explicaremos cómo rellenar cada una de las pestañas.

Datos Personales

La imagen siguiente muestra las diferentes columnas que conforman la hoja de cálculo que servirá para almacenar los datos personales de los usuarios externos. Los datos a introducir son:

Se han detectado problemas en el envío de correos electrónicos a direcciones de correos con dominio outlook y/o outlook. En estos casos la Universidad de Huelva no garantiza la recepción de las credenciales de acceso.

Datos de asignaturas

En esta hoja de cálculo, tal y como se muestra en la figura siguiente, hay que indicar:

Introduciremos tantas entradas como asignaturas distintas tengamos.

Datos de Matriculación

Esta última hoja sirve para indicar en qué asignatura de las indicadas en el punto anterior deseamos matricular al usuario y con qué rol.

Tiene tantas líneas como usuarios introduzca en el primer punto. A cada usuario lo puede matricular de hasta 19 asignaturas. Para cada una de ellas tiene que indicar:

Remitir datos al Servicio de Enseñanza Virtual

Una vez rellenos todos los campos, debe adjuntar y remitir el fichero al Servicio de Enseñanza Virtual. Para ello siga los siguientes pasos:

Una vez creada la solicitud recibirá un correo cuando la petición se complete. Tenga en cuenta que las credenciales de acceso de cada usuario se mandará a la dirección de correo externa indicada en la primera pestaña de la hoja de cálculo.

¿Un profesor puede dar de alta a alumno en su aula virtual?

Como norma general, un docente NO puede ni debe dar de alta a un/a estudiante. La matriculación en las asignaturas en Moodle se hace de forma automática, según los datos que nos llegan desde las secretarías de los centros. Sin embargo, como medida urgente y provisional, debido a los acontecimientos sobrevenidos por el COVID-19, es posible darles de alta con el rol estudiante invitado.

Siga las instrucciones contenidas aquí.

¿Puedo dar de alta a un estudiante que no está matriculado en mi asignatura?

Para dar de alta a cualquier usuario en una asignatura en Moodle, debe asegurarse primero que tenga credenciales de la UHU y haya entrado en la plataforma alguna vez.


Como norma general, un docente NO debe dar de alta a un/a estudiante, la matriculación en las asignaturas en Moodle se hace de forma automática, según los datos que nos llegan desde las secretarías de los centros. Sin embargo, si por algún motivo, usted desea que un estudiante atienda sus clases, es posible darles de alta con el rol de estudiante invitado. Al realizar esta acción, debe tener en cuenta que, cuando el Servicio de Enseñanza Virtual hace el reinicio de asignaturas cada año, estos alumnos quedan residuales en las aulas, por tanto es usted quien debe volver a desmatricularlos.

1. Desde el bloque Administración, acceda al apartado Usuarios > Usuarios matriculados, seguidamente se abrirá una ventana donde aparecen todos los usuarios actuales del curso.
   

   

2. Seleccione Matricular usuarios.
   

   

3. En la ventana emergente, en la asignación de rol, seleccione el rol que desee asignar. En este caso, debe seleccionar el de estudiante invitado ya que es el único disponible actualmente para estudiantes.
   
   

   

4. Haga una búsqueda introduciendo los datos de la persona que desea encontrar; puede hacerlo por nombre, apellidos, DNI, usuario de correo de la uhu, etc. Intente ser preciso en la búsqueda y afinar al máximo.
   
   

   

   Tenga en cuenta que el alumno NO debe tener rol de profesor pues tendría una serie de privilegios reservados sólo para el docente.

5. Cuando haya encontrado al usuario que busca, pinche encima del nombre y le aparecerá en la parte superior como agregado. Si, erróneamente ha seleccionado a otra persona, puede pulsar sobre la X que se encuentra junto al nombre para deshacer. Pulse en Matricular usuario en la parte inferior y se guardarán los cambios.
   
   

   

Además, puede proporcionar un número determinado de días en que la matriculación del usuario estará activa, pasado ese tiempo, moodle no le permitará acceder a la asignatura.

¿Cómo incluyo a un profesor en mi aula virtual?

Antes de incluir a un docente en su aula virtual, debe asegurarse de que tiene un correo de la universidad y ha accedido al menos una vez a la plataforma Moodle. Los pasos a seguir son:

1. En el Bloque Administración pulse sobre Usuarios y Usuarios matriculados.
   
   
   
2. Pulse sobre el botón Matricular usuarios para añadir a un nuevo miembro.
   
   
   
   
3. En la ventana emergente, en la asignación de rol, seleccione el rol profesor invitado o profesor sin permiso de edición. Haga una búsqueda introduciendo los datos de la persona que desea encontrar; puede hacerlo por nombre, apellidos, DNI, usuario de correo de la uhu, etc. Intente ser preciso en la búsqueda y afinar al máximo.
   
   

   

   
   
   
4. Cuando haya encontrado al usuario que busca, pinche encima del nombre y le aparecerá en la parte superior como agregado. Si, erróneamente ha seleccionado a otra persona, puede pulsar sobre la X que se encuentra junto al nombre para deshacer. Pulse en Matricular usuario en la parte inferior y se guardarán los cambios.
   
   

   

¿Puedo asignar rol de alumno a un estudiante que no está matriculado en mi asignatura?

Si por cualquier motivo usted ha dado acceso manualmente a algún estudiante en su asignatura, pero no tiene rol o el rol que tiene no le permite interactuar en la asignatura, debe saber que excepcionalmente y debido a los acontecimientos sobrevenidos por el COVID-19, es posible proporcionar rol de estudiante.

Sin embargo este rol es temporal, ya que cuando se restablezca la docencia a su estado habitual, los alumnos podrán acceder de forma automática una vez acaben de realizar los cambios y modificaciones en su matrícula. El rol que le asignará será el de estudiante invitado y podrá interactuar igual que lo haría un estudiante normal. Para proporcionar este rol, siga los siguientes pasos:

1. Vaya al panel Administración y pinche en usuarios, usuarios matriculados.
   
   Se abrirá una ventana donde aparecen todos los usuarios que hay actualmente en el curso.
   
   
2. Busque al estudiante al que desea cambiarle el rol. Compruebe que tiene un rol que no es el de estudiante o simplemente no tiene rol.

   

3. Pinche encima del icono del lápiz que aparece junto al rol del estudiante.

   

   
   
   
4. Pinche en la flecha para que se despliegue el menú con los distintos roles que hay disponibles para asignar. Elija estudiante invitado.
   
   

   

   
   
   
5. Aparecerá el rol asignado a ese usuario. Si se ha equivocado al seleccionar rol, pinche sobre la X para eliminarlo y vuelva a repetir el punto anterior.
   
   

   

6. Para finalizar, pinche sobre el icono de guardar y se guardarán los cambios. Si pincha sobre la X que está justo al lado, se cancelará la operación y tendrá que empezar de nuevo desde el punto 3.

   

   
   
   
   

¿Cómo habilitar la automatriculación en una asignatura? (Espacios Virtuales)

Para dar de alta a cualquier usuario en un espacio en Moodle, debe asegurarse primero que tenga credenciales de la UHU y haya entrado en la plataforma alguna vez.

Como docente de la Universidad de Huelva, usted puede facilitar el acceso a su/s espacios en moodle a cualquier estudiante, PDI, PAS o usuario externo a la Universidad, siempre que tenga una cuenta de correo de la UHU. Pero debe tener en cuenta que esta opción sólo es posible en Espacios Virtuales, NO en Aulas Virtuales.

Entre las posibles opciones que tiene para proporcionar el acceso a un espacio, puede habilitar la automatrícula para que esa tarea le resulte menos tediosa.

1. Para ello, despliegue el menú usuarios dentro de su asignatura y pinche en Métodos de matriculación. En esta página, despliegue el menú Añadir método y elija Automatriculación.

   

   
   
   
2. Introduzca una contraseña, que será la que luego proporcione a sus estudiantes para poder entrar.

   

   
   
   Por defecto, el rol que se asignará a las personas que accedan será el de estudiante. Pero si desea habilitar la automatriculación también para el profesorado participante en su espacio virtual, repita de nuevo desde el paso 1, concediendo rol de profesor, en lugar de estudiante.
   
   

Si lo desea, puede ajustar otros parámetros, como por ejemplo la fecha de la matriculación, que le pueden resultar útiles:

• Duración de la matrícula: Puede indicar el tiempo en el que la matrícula será válida, desde el momento en que el usuario se automatricula. Una vez cumplido ese tiempo, moodle no le permitirá el acceso a la asignatura. Si no está marcada la casilla habilitar, la duración de la matrícula será ilimitada por lo tanto el estudiante seguirá teniendo acceso hasta que usted lo elimine manualmente.

  

• Fecha de matriculación: Si habilita la fecha de inicio y fecha límite, moodle sólo permitirá a los estudiantes matricularse en un rango de tiempo determinado por usted. Pasada la fecha límite de matriculación, la plataforma no permitirá matricularse a nadie más. Si desea ampliar el plazo, deberá entrar de nuevo en los ajustes de la automatriculación y modificar este parámetro.

  

¡Recuerde!: la automatriculación sólo está permitido en espacios virtuales, NO en aulas virtuales. Vea la matriculación en aulas virtuales

¿Cómo se da acceso a un docente externo en Moodle?

Sí, se puede matricular a docentes externos a la UHU. Para ello debe completar un formulario con una serie de datos y siguiendo unos parámetros, como se detalla a continuación:

 

Rellenar datos de los usuarios

Para facilitar la introducción correcta de los datos de los nuevos usuarios se proporciona una hoja de datos que puede descargar aquí. En dicha hoja hay que rellenar las pestañas:

1. Datos Personales (rellenar por el solicitante)
2. Datos de asignaturas (rellenar por el solicitante)
3. Datos de Matriculación (rellenar por el solicitante).

En los apartados siguientes explicaremos cómo rellenar cada una de las pestañas.

Datos Personales

La imagen siguiente muestra las diferentes columnas que conforman la hoja de cálculo que servirá para almacenar los datos personales de los usuarios externos. Los datos a introducir son:

• Nombre: nombre del usuario.
• Apellido1: primer apellido del usuario.
• Apellido2: segundo apellido del usuario (optativo).
• Documento: número de documento identificativo.
• Tipo Documento: tipo de documento al que se refiere el número indicado en el campo documento. Puede ser un pasaporte (PAS), un Número de Identificación Fiscal (NIF) o un Número de Identidad de Extranjero.

Se han detectado problemas en el envío de correos electrónicos a direcciones de correos con dominio outlook. En estos casos la Universidad de Huelva no garantiza la recepción de las credenciales de acceso.

Datos de asignaturas

En esta hoja de cálculo, tal y como se muestra en la figura siguiente, hay que indicar:

Deberá introducir tantas entradas como asignaturas distintas tenga.

Datos de Matriculación

Esta última hoja sirve para indicar en qué asignatura de las indicadas en el punto anterior desea añadir al usuario y con qué rol.

 

Aparecerán tantas líneas como usuarios haya puesto en el primer punto. Puede matricular a cada usuario hasta en 19 asignaturas, pero para cada una de ellas tiene que indicar:

Remitir datos al Servicio de Enseñanza Virtual

Una vez rellenos todos los campos, debe adjuntar y remitir el fichero al Servicio de Enseñanza Virtual. Para ello siga los siguientes pasos:

Activación del módulo: Invitación a un Aula/Espacio Virtual

Este nuevo método de matriculación permite invitar a usuarios/as a su Aula/Espacio Virtual,  facilitando el acceso y otorgando el rol deseado. La invitación se envía por correo electrónico y contiene un enlace de acceso de un solo uso. Cuando el usuario hace clic en el enlace e inicia sesión en el sitio, se inscribe automáticamente en el curso y el enlace de invitación se marca como utilizado. Para activar dicha opción, debe seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione Usuarios en el bloque de Administración del curso y pulsar sobre métodos de matriculación. 

  

2. A continuación, se abre una nueva ventana donde le aparece la opción de añadir nuevos métodos de matriculación, pulse sobre Invitación

3. Aparece una nueva ventana, donde podrá seleccionar cómo quiere ver configurada esta opción en su asignatura:

1. Indique el nombre con el que visualizará el módulo.

2. Marque sí si desea tener el módulo visible en el bloque de métodos de matriculación.

3. Recuerde que sólo se puede mandar invitaciones a usuarios con cuenta en la UHU.

4. Indique Sí si desea recibir en su correo confirmación de que el/la usuario/a ha aceptado la invitación.

A continuacion, en el apartado Valores de invitaciones por defecto puede mantener el formato de selección de roles y texto que aparece por defecto o modificarlo. En Agregar Rol (1) puede seleccionar si quiere usar este módulo para incluir únicamente a estudiantes invitados o también a profesores invitados o sin permiso de edición. Desde este apartado también podrá personalizar el asunto del correo o  el mensaje que llega por defecto al usuario. Para pasar al siguiente paso, pulse Guardar cambios.

Si marca NO en Utilizar la invitación con los valores por defecto, podrá realizar estas modificaciones cuando vaya a invitar al usuario.

 

 

Cómo invitar usuarios

Una vez activado el método de invitación, si desea enviar una,  siga los siguientes pasos:

1 En el bloque de Administración , pulse en Usuarios y Usuarios matriculados. 

2. Junto a la opción de matricular usuarios verá el nuevo botón de Invitar usuarios, pulse sobre él.

3. Si no lo ha indicado en la activación del método, seleccione con que rol de acceso para el/los usuario/s al que está enviando la invitación. A continuación,  en el recuadro de Dirección de correo escriba, separando por comas, los correos electrónicos si son varios los usuarios a los que quiere invitar. Si lo desea, puede personalizar el asunto y/o el mensaje que quiere que se le mande al usuario. 

El mensaje que se envía está prediseñado, sólo puede modificar parte del cuerpo del texto y aparecerá entre la fecha del curso y Acceda con sus datos para confirmar la matriculación.  

 

4. Si quiere que el usuario contacte con usted debe marcar este apartado y seleccionar en el campo "DE" su correo, si no lo hace, el mensaje se enviará a ayudame@cv.uhu.es y no a usted. También puede marcar si quiere recibir notificaciones cuando el usuario acepte la invitación.

Tras pulsar Invitar usuarios aparecerá un mensaje de confirmación de envío.

La invitación a un Aula/Espacio virtual tiene, por defecto, un periodo de 15 días de validez. Si el usuario acepta la invitación pasados esos días, el acceso al Aula/Espacio no se realizará.